Корреспонденция – это своего рода визитная карточка компании. И как вести деловую переписку должен знать каждый начинающий бизнесмен. Ничего замысловатого здесь нет, но общие понятия лучше выучить…

Многим сотрудникам постоянно приходится вести деловую переписку: как писать, так и отвечать на входящую корреспонденцию. Переписка бывает: по цели и форме написания письма; личная, официальная; внешняя, внутренняя.

Классификация деловых писем: информационное, запрос, гарантия, пресс-релиз, претензия, подтверждение, рекомендация, благодарность, поздравление и др.

Основные шаги в составлении официального письма.

Деловая переписка – это оформление письма,  его грамотность, корректность. Поэтому рекомендуется: сначала делать набросок в черновике, потом проверять его и  исключать двусмысленности, недосказанности, неприятные недоразумения.

В структуру официального письма входят: обращение к оппоненту, преамбула, фабула, заключение.

Деловая переписка не терпит фамильярностей (обращение на “ты”).

При наличии приложений на отдельных листах, укажите их количество.

Внизу документа шрифтом мельче, чем основной текст, указывается информация об исполнителе:  Ф.И.О. – указывается полностью, контактный телефон и e-mail.

Деловая переписка  хранится в порядке, потому что она важное доказательство предпринятых шагов по  вопросам, которые в ней обсуждались.