В настоящее время специалистов, ответственных за организацию деловых путешествий, всё больше беспокоит не только оптимизация расходов, но и минимизация рисков, забота о безопасности сотрудников. Забота о безопасности предполагает ответственность компании за свой персонал во время командировок и подразумевает любые законные меры по защите и оказанию помощи, сообщает matritca.kz.

Директор «Sabre Travel Network Central Asia», Павел Спицын, в интервью Matritca рассказал о важности обеспечения безопасности сотрудников, находящихся в командировке.

— Каков мировой опыт обеспечения безопасности деловых туристов?

В развитых странах тревел-менеджеры обязаны прорабатывать мельчайшие детали, предвидеть любую потенциально опасную для делового туриста ситуацию, иметь актуальную информацию о ситуации в мире и четкую схему реагирования. Ведь рисков в командировках достаточно. Пока ещё не все страны, регионы и города могут похвастаться политической, экономической стабильностью, низким уровнем преступности и высоким уровнем медицинского обслуживания. Кроме того, не стоит забывать о техногенных и природных рисках.

В связи с этим на Западе возникло понятие «duty to inform», т.е. обязанность информировать сотрудника о возможных рисках и угрозах (ураган, эпидемия, беспорядки…), а также об обязательствах, профилактических мерах и запретах. К примеру, не рекомендуется использовать банкоматы, установленные в слабоосвещенных местах, совершать прогулки в определённых районах города, пить воду из-под крана, носить яркие украшения, выходить за пределы гостиницы после 22-00 ч. и многое другое.

В условиях постсоветского реализма можно добавить такие предупреждения как: не приобретать билеты у перекупщиков, не пользоваться услугами так называемых «бомбил», особенно на вокзалах и в аэропортах (ограбления таксистами случались не редко, в том числе и в Казахстане), не приобретать еду и напитки у торговцев на улице, на перронах и т.д.

— А какова ситуация с «duty to inform» в Казахстане?

Для казахстанского бизнеса понятие «duty to inform» пока не является актуальным в сфере управления деловыми поездками, риск-менеджмента, и обеспечение безопасности сотрудников в командировках пока не стало у всех приоритетом №1. Далеко не все отечественные компании и туристские агентства, обслуживающие корпоративных клиентов, задумываются всерьёз о создании жёсткой тревел-политики, включающей в себя и вопросы управление рисками при планировании и организации бизнес поездок своих сотрудников.

Согласно имеющимся данным, не более 10 % казахстанских компаний предупреждают своих сотрудников о возможных угрозах во время бизнес поездок. В нашей стране, как правило, иностранные организации информируют своих сотрудников об этих угрозах. Их головные офисы настоятельно рекомендуют, а зачастую заставляют заботиться об этом, поскольку знают, что предупредить и предотвратить риски всегда выгоднее и дешевле для компании, чем решать уже создавшуюся кризисную ситуацию.

Увы, многие наши граждане едут в командировки практически неподготовленными и, случись что, могут рассчитывать только на себя.
Вспоминаются рассказы работников некоторых казахстанских компании. Находясь в командировке, они могут спокойно сменить гостиницу, не извещая при этом руководство/тревел-координатора. Или могут вообще жить не в гостинице, а арендовать жильё у абсолютно незнакомых людей.

Кроме того, был такой случай: Работник, находившийся в командировке в Караганде, решил лететь домой, в Алматы, через Астану (навестить друзей), никого на работе об этом не предупредив. В Караганде в авиа-агентстве он поменял билет и выехал на такси в Астану. По дороге попал в ДТП, получил лёгкую травму и был госпитализирован. То есть налицо угроза жизни человека, кроме того компания может и не знать его точного местонахождения в нужный момент. Ну и возникает вопрос – кто должен нести расходы на его лечение?

Несколько лет назад в Алматы во время довольно ощутимого землетрясения некоторые постояльцы одной алматинской гостиницы абсолютно не знали как себя вести и в панике заползали под кровать. Об этом написал в Интернете один из находящихся в тот день в командировке в Алматы и остановившийся именно в этой гостинице. О чем это говорит? — О том, что компании, направляя своих работников в сейсмоопасный регион, скорее всего не проводят для них необходимый инструктаж по безопасности.

Кроме того, в Казахстане не редка ситуация, когда топ-менеджеры одной компании совершают бизнес поездку в одном самолете. Конечно, риск крушения самолета сегодня очень и очень мал, но всё же не стоит, как говорится, испытывать судьбу не прочность. В случае авиакатастрофы компания в один миг может потерять своих ключевых работников.

Не трудно догадаться, какие могут быть отсюда последствия. Весь мир помнит гибель президента Польши, его супруги, видных польских политиков и практически всего военного командования страны в результате авиакатастрофы под Смоленском в апреле 2010 года. Это крупнейшая по числу жертв среди авиакатастроф, в которых погибали первые лица государства. А ведь этого можно было избежать.

Именно по этой причине многие эксперты рекомендуют семьям летать разными рейсами, то есть папа с дочкой в одном самолете, а мама с сыном в другом. Рекомендации для бизнеса аналогичны — по возможности не летать руководителям компании одним бортом и не проживать в одной гостинице. Выгоднее предупредить подобные риски, чем столкнуться с возможными проблемами, даже если вероятность очень низка.

— Как необходимо выстраивать процесс минимизации рисков и обеспечения безопасности бизнес туристов?

В идеале, координатор бизнес поездок/тревел — менеджер, совместно с руководством компании должен провести детальный анализ существующих рисков, иметь круглосуточно под рукой актуальную информацию о ситуации в мире, просчитать возможные негативные последствия для компании, её сотрудников и принять действенные меры для устранения угроз.

Ответственные работники создают тревел-политику, отвечающую интересам компании и её персонала, в которой прописаны и все вопросы управления рисками во время бизнес поездок. Соответственно, эти организации принимают меры по оперативному информированию, предупреждению, отслеживанию, ограждению делового туриста от неприятностей, а также меры по оказанию помощи, например эвакуации.

Так, например, компании, владеющие детальной информацией о ситуации в Египте, смогли вернуть своих командированных сотрудников до военного переворота 2013 года, вовремя заменив авиабилеты, затратив всего лишь несколько сотен долларов США на каждого человека. Экстренная же эвакуация обошлась бы компаниям в 80 000 – 100 000 долларов США, не говоря уже о рисках для жизни.

— Какие существуют инструменты для предупреждения и ограждения бизнес туристов от возможных угроз?

Сегодня в мире существует множество способов, инструментов, которыми пользуются тур.агентства и компании для управления рисками и отслеживания путешественников. Западные компании нередко используют специальные обучающие видео перед деловыми поездками, а также онлайн и офлайн-тренинги, помогающие выстроить линию поведения в агрессивной внешней среде и оказать первую медицинскую помощь. Во многих западных компаниях уже давно стали тестировать своих сотрудников на знание политики безопасности.

Кроме этого, существует ряд современных технических решений, способных отследить деловых туристов, предупредить и оградить их от возможных рисков и угроз. Тревел-менеджеры отмечают важность системы отслеживания местонахождения сотрудника во время командировки. Свою эффективность подобное решение, в частности, доказало во время землетрясения в Японии в 2011 г. и во время извержения вулкана в Исландии несколько лет назад. Надо сказать, что подобные технологические инновации стали особенно актуальны сразу же после трагических событий, известных как «9/11», произошедших в Нью-Йорке.

В Казахстане одним из таких решений является TripAlert, которая является, по сути, абонентской системой информирования по электронной почте, предупреждающая компанию о возможных негативных ситуациях в пунктах назначения клиентов до или во время поездки.

Система обеспечивает компанию своевременной и актуальной информацией о событиях по всему миру, проводит мониторинг различных источников информации в режиме 24/7 и гарантирует клиентам самые свежие новости о возможных рисках. Дополнением к этому решению является еще более универсальный продукт Travellntelligence, предоставляющий возможность туристскому агентству или компании оперативно идентифицировать, а главное точно определить местонахождение своих корпоративных клиентов (сотрудников) и получить информацию о путешествии, что позволяет сократить риски, связанные с ответственностью и финансами. В совокупности комбинация решений помогает компании или агентству быстро определить местонахождение путешественников и эвакуировать их из любой точки мира.

В заключении хочу отметить, что сегодня казахстанские компании чаще стали обращаться к технологиям, позволяющим минимизировать риски, связанные с деловыми поездками, а также избежать финансовых потерь, связанных с эвакуацией сотрудника. И это радует.

Источник: matritca.kz.