Компания выплачивает своему работнику компенсацию за использование его личного автомобиля в служебных целях. Надо ли оформлять путевые листы на такой автомобиль? Законны ли требования налоговых органов о непринятии в состав расходов для целей налогообложения этих расходов компании в случае отсутствия путевых листов?

Мнение эксперта-налоговика

Действительно, очень часто компании на основе письменного соглашения со своими работниками выплачивают им определенную компенсацию за использование автомобилей, принадлежащих этим работникам. Например, в работе бухгалтера компании имеют место частые поездки то в банк, то в налоговую инспекцию, то еще куда-нибудь. Возить бухгалтера в эти учреждения на служебном автомобиле очень дорогое удовольствие, так как это и амортизация служебного автомобиля компании, и бензин, и зарплата водителя... А порой и автомобиля служебного в компании просто нет. Можно, конечно, и на общественном транспорте бухгалтеру ездить в эти учреждения, но тогда он будет тратить на эти поездки чрезвычайно много времени, а его рабочее время, проведенное в ожидании автобусов, тоже стоит дорого.

Поэтому представим, что компания, преследуя исключительно деловые цели экономного расходования собственных денег и рабочего времени своего сотрудника, заключила со своим бухгалтером соглашение, что он будет посещать эти учреждения в  рабочее время на личном автомобиле, получая за это определенную компенсацию за использование своего автомобиля в служебных целях. Согласитесь, это соглашение, как правило, выгодно и компании, и работнику. И в этом случае не имеют значения ни маршрут движения автомобиля, принадлежащего сотруднику, так как это его автомобиль, а не автомобиль компании, ни затраченное на его движение топливо, так как это топливо, приобретенное работником для его личного автомобиля. Напомню, стороны соглашения договорились не об аренде автомобиля, а лишь об определенной компенсации работнику со стороны компании за износ его автомобиля и топливо, потраченное работником на служебные поездки на его личном автомобиле по его (работника) служебным делам. И не более того. Поэтому в соглашении с работником на выплату компенсации нелишне будет письменно указать, на компенсацию каких конкретно поездок (обычные маршруты движения такого работника) направлено это соглашение с сотрудником. Как говорится, что написано пером - не вырубишь топором.

Такое использование автомобиля не относится ни к использованию собственного автотранспорта компании, ни к использованию арендованного автомобиля, когда требуется обязательное оформление путевых листов. Поэтому в этом случае путевые листы на такой автомобиль не оформляются. А само получение работником компенсации за использование собственного автотранспорта в своей работе определяется и подтверждается лишь присутствием этого работника на работе, то есть табелем рабочего времени. Соответственно, если работник какое-то время находится в отпуске или на больничном, то за такие дни компенсация за использование автомобиля не выплачивается, поскольку автомобиль в это время для этих поездок не используется.