Сейчас появилось много модных слов и одно из них тайм менеджмент. Однако это слово не веяние моды, а реальная необходимость управлять временем. В мире, где для развивающего человека, много соблазнов и убийц времени, таких как сетевые игры, социальные сети и так далее. И чтобы хоть как-то помочь офисным сотрудникам, мы решили попросить рекомендации у бизнес тренеров, экспертов, как все таки эффективно управлять временем.
- Эффективное управление временем, как, наверно, и другими ресурсами, подвластно любому, кто действительно этому хочет научиться. ХОЧЕТ – ключевое слово! Если из-под палки пытаться научить управлять временем, каждый из нас накопает миллион красивых причин того, почему именно у меня это никогда не получится.
Итак, если человек действительно ХОЧЕТ лучше управлять своим временем, то список мер по улучшению разделим на два: 1 – что можно сделать прямо сейчас, 2 – то, чему нужно учиться постоянно. Простые вещи, которые можно сделать прямо сейчас:
• Убедиться в том, что вы занимаетесь делом вашей жизни! Если это не так, срочно найдите себя, иначе всю жизнь так и будете себя ненавидеть за медлительность, душевную ленность, будете тянуть лямку опостылевшей работы, и никогда не узнаете какой вы талантливый человек! Только любимое занятие способствует генерированию максимальной жизненной энергии!
• Говорить меньше и только по сути, не влезать в бестолковые споры и обсуждения.
• Слушать других с максимальным вниманием и записывать все важное, в случае необходимости переспросить и уточнить.
• Читать (что бы то ни было – документы, журналы или книги) с карандашом (маркером или цветным стикитом) в руке, чтобы отмечать все интересное и важное.
• Интересные и полезные книги купить в аудиоформате и слушать в дороге
• КАЙЗЕН везде, где применимо! Это очень просто и страшно полезно! Посвятите наведению порядка день и, соблюдая его, будете наслаждаться им постоянно!
Чему стоит поучиться или долгосрочные действия:
• Скорочтению и развитию памяти. Есть такие специальные курсы – раскрывают таланты и пробуждают дремлющий потенциал
• Скоропечатанию
• Здоровый образ жизни: спорт, полезное питание и витамины! И никакие сквозняки или чихи окружающих не будут вас пугать и выбивать из расписания. Лучше питаться вареным, чем чувствовать себя таковым
Эти рекомендации не из книг, из жизни. Что-то подтверждено собственным опытом, чем-то любуюсь, когда вижу, как это искусно применяют мои друзья и коллеги. Учусь у них с удовольствием и с удовольствием делюсь с вами.
Управление рабочим временем сотрудников - это «Три кита» здорового бизнеса, а именно:
- Ведение сотрудником календаря с возможностью планирования действий между сотрудниками (планирование встреч, просмотр текущей занятости)
- Использование поручений и регулярных напоминаний при планировании работ (возможность выдачи поручений на этапе любой работы)
- Стабильная и высокая исполнительская дисциплина менеджеров, анализ загруженности менеджеров.
Давайте рассмотрим эти понятия немного шире. Если подойти конструктивно – давайте взглянем на пример с арендой лимузина. Вот представьте, у вас событие в жизни или вы просто взяли его на час покататься. Вы обговорили с агентством сумму и попросили предоставить автомобиль и водителя в назначенный час и в условленное место. Вы четко понимаете за что вы платите (роскошь, комфорт и бутылка шампанского) и сколько по времени данная поездка продолжается. Вы получили результат и заплатили за него денег, тут все просто. Если не получили – допустим машина не приехала, то вы не платите. В бизнесе понятие результата иногда менее четко, и понять сколько вам ваш сотрудник принес денег не всегда просто, а вот сколько вы на него тратите ежемесячно – это вы отлично видите из ведомости по заработной плате. Таким образом, конкретизировать первую часть данного неравенства и помогает нам эффективный тайм менеджмент. Система просто до абсурда – вы купили 8 часов времени вашего сотрудника и вам надо понять, что за это время ему удалось сделать:
- на сколько телефонных звонков ответить
- сколько встреч назначить
- сколько встреч провести
- сколько счетов выставить
- сколько выставленных счетов было оплачено
- сколько контрактов заключено и т.д.
Под словом «эффективный» я подразумеваю, что вы не тратите на поиск ответов по выше обозначенным пунктам время в разговоре с сотрудником в конце дня. Я согласен – если штат вашей компании из 3 человек, то «разбор полетов» провести можно в очень короткое время и без отрыва от производства. Проблема возникает если у вас штат от 16 сотрудников и выше, уделить каждому по пол часа на эти вопросы руководитель не может, иначе у него просто не останется времени руководить.
Решений данного вопроса может быть два – вы, либо нанимаете заместителя и сваливаете на него всю эту «головную боль» тем самым уже тратите свое время на получении сводной информации от него, либо вы покупаете программный продукт 1С:CRM, который помимо того, что фиксирует все действия сотрудников, также имеет необходимый инструмент для планирования времени сотрудников и контроля дисциплины, тем самым реализуют сразу все три пункта нашей концепции.
Я избавлю читателя от долгих обсуждений концепций и подхов в решении данного вопроса, я попрошу лишь вас запомнить одно золотое правило – не делается лишь то, что не контролируется! Поясню – даже самый хороший сотрудник выполняя поручение может легко стать плохим поняв, что никто не проверил его. А если никто не проверил сделал он задание или нет – то в следующий раз он просто не станет его делать, «а зачем?» ведь все равно никто не проверяет.
Господа, спасибо за ваше внимание, я уверен что вы не зря потратили время на мой краткий отзыв и в наш век высоких техноголий преимущество в бизнесе при одинаковых технических возможностях моет получить лишь тот, кто будет более эффективно управлять. Да, да господа – кадры решают все!
@ainura.kaldygulova
